Regulamin postępowania mediacyjnego online

§1 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa przebieg postępowania mediacyjnego online prowadzonego przez mediatorów Kancelarii Niemcz.
  2. Przez użyte w Regulaminie terminy i określenia rozumie się:
    1. Kancelaria Niemcz- Kancelaria w Niemczu, zlokalizowana przy ul. ks. Henryka Mrossa 4C lok. 1
    2. mediator – osoba wpisana na listę mediatorów stałych przy Sądzie Okręgowym w Bydgoszczy, współpracująca z Kancelarią Niemcz;
    3. Strony- osoby lub instytucje, których dotyczy postępowanie mediacyjne;
    4. Formularz- formularz zgłoszenia sprawy do mediacji online znajdujący się na stronie www.kancelaria-niemcz.pl
  3. Przez postępowanie mediacyjne należy rozumieć dobrowolne i poufne postępowanie z udziałem niezależnej, bezstronnej i neutralnej osoby – mediatora, który pomaga znajdującym się w sporze stronom w osiągnięciu porozumienia i zawarciu ugody przed mediatorem.
  4. Przedmiotem postępowania mediacyjnego mogą być wszelkie spory, w których dopuszczalne jest zawarcie ugody.

§2 Zasady postępowania mediacyjnego online

  1. Mediacje są dobrowolne. Każda ze stron samodzielnie podejmuje decyzję o swoim udziale w postępowaniu, o jego kontynuowania lub zakończeniu, a także o podpisaniu ugody mediacyjnej. Osoba mediatora, przebieg postępowania mediacyjnego, treść ugody muszą być w pełni akceptowane przez strony.
  2. Mediacje są poufne. Mediator, strony i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z udziałem w tym postępowaniu, chyba że strony zwolnią z tego obowiązku mediatora i inne osoby biorące w nim udział albo wówczas, gdy przepis szczególny stanowi inaczej. Bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.
  3. Mediacje opierają się o zasadę bezstronności i neutralności. Mediator dba o równowagę stron w trakcie postępowania mediacyjnego, stwarzając stronom przestrzeń do konstruktywnego przekazania stanowisk co do przedmiotu sporu. Mediator niezwłocznie ujawnia stronom okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności. Mediator jest neutralny wobec przedmiotu postępowania wypracowanego przez strony porozumienia.
  4. W przypadku, gdy strony zwrócą się z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji bezpośrednio do mediatora, z pominięciem Formularza, mediacja nie jest prowadzona online, nawet jeśli będzie się ona odbywała za pośrednictwem środków komunikacji na odległość.

§3 Mediator

  1. Postępowanie mediacyjne jest prowadzone przez mediatora wybranego wspólnie przez strony sporu lub wskazanego przez sąd albo inny organ kierujący sprawę do mediacji. Wypełnienie Formularza oznacza zgodę na mediatora spośród współpracujących z Kancelarią.
  2. Strony mogą wnieść o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego przez dwóch lub więcej mediatorów.
  3. Każda ze stron może żądać wyłączenia mediatora w przypadku mediacji prowadzonej na wniosek strony lub stron.

§4 Strony

  1. Stroną postępowania mediacyjnego może być każda osoba fizyczna, osoba prawna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, jeżeli przepisy prawa przyznają jej zdolność sądową.
  2. Mediacja może mieć charakter wielostronny.
  3. W charakterze strony postępowania mediacyjnego występować może więcej niż jeden z podmiotów określonych w ust. 1, jeżeli jest to uzasadnione łączącym je stosunkiem prawnym. Podmioty występujące łącznie w charakterze jednej strony wskazują wspólnego pełnomocnika do doręczeń.
  4. Strony mogą działać podczas mediacji osobiście lub z udziałem pełnomocników odpowiednio umocowanych.

§5 Postępowanie mediacyjne

  1. Wszczęcie postępowania mediacyjnego następuje na podstawie:
    1. wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego wrażonego w Formularzu;
  2. Po wysłaniu Formularza do Kancelarii przez Stronę wszczynającą mediacje dokonana zostanie analiza formalna wniosku (ze szczególnym uwzględnieniem kwestii technicznych- poprawności i kompletności wypełnienia wniosku oraz przedmiotu sprawy i możliwości zawarcia ugody w tym przedmiocie).
  3. Po analizie, w terminie 7 dni od złożenia wniosku na adres email wskazany we wniosku wysyłane są dane do przelewu opłaty rejestracyjnej w kwocie 200 złotych netto (269 złotych brutto), która winna zostać uiszczona w terminie 3 dni. 
  4. W przypadku braku wpłaty opłaty rejestracyjnej w terminie wniosek uznaje się za niezłożony i nie nadaje mu się dalszego biegu.
  5. Po wpłynięciu na konto Kancelarii opłaty rejestracyjnej Mediator wysyła odpis wniosku do strony przeciwnej, na adres wskazany we wniosku. Kancelaria Niemcz nie odpowiada za brak możliwości kontaktu pod wskazanym adresem. W przypadku danych niekompletnych wnioskodawca zostanie wezwany do ich uzupełnienia. W przypadku nieuzupełniania danych w terminie 7 dni dalsze czynności nie zostają podjęta, a opłata rejestracyjna przepada.
  6. Doręczenie, o którym mowa w ust. 5 winno zostać uzupełnione o pouczenie dotyczące złożenia w terminie 14 dni pisemnego oświadczenia wyrażającego zgodę na udział w mediacji. 
  7. Po otrzymaniu stosownego oświadczenia, o którym mowa w ust. 6, Mediator wysyła do stron wycenę i informację o pierwszym posiedzeniu mediacyjnym.
  8. Mediację uważa się za skutecznie wszczętą z chwilą nadania oświadczenia, o którym mowa w ust. 6. 
  9. Rezygnacja z mediacji jest możliwa na każdym jej etapie, jednakże rezygnacja późniejsza aniżeli na 3 dni przed planowanym pierwszym posiedzeniem mediacyjnym (czy to indywidualnym czy wspólnym) powoduje, że opłata mediacyjna przepada. 

§6 Przebieg mediacji

  1. Mediator ma pełną swobodę wyboru sposobu przeprowadzenia mediacji, którą organizuje według swojego uznania, w sposób zapewniający jej jak największą efektywność oraz umożliwiający osiągnięcie celów mediacji, z zachowaniem zasad etyki mediatora, jak też obowiązujących przepisów prawa,.
  2. Podstawowymi celami mediacji, do których osiągnięcia zmierza mediator są:
    1. określenie rzeczywistych interesów każdej ze stron;
    2. wypracowanie i wdrożenie środków służących zbliżeniu stanowisk stron, prowadzących do zakończenia konfliktu i osiągnięcia porozumienia, w szczególności poprzez zawarcie ugody przed mediatorem.
  3. W ramach postępowania mediacyjnego mediator wysłuchuje strony oraz umożliwia formułowanie i wyrażanie propozycji rozwiązania sporu.
  4. Posiedzenia mediacyjne wyznaczane są przez mediatora. Przed posiedzeniem mediacyjnym, a także w czasie jego trwania, mediator może kontaktować się ze stronami wspólnie lub z każdą z nich oddzielnie, jak też organizować spotkania indywidualne i wspólne.
  5. Strony reprezentowane przez pełnomocników mogą być nieobecne na posiedzeniu mediacyjnym. Warunkiem udziału pełnomocników, występujących pod nieobecność strony, jest posiadanie przez nich odpowiedniego umocowania.
  6. Posiedzenia mediacyjne są zamknięte. Osoby trzecie mogą uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym tylko za zgodą stron i mediatora.
  7. Posiedzenie mediacyjne rozpoczyna się od przedstawienia się mediatora i wyjaśnienia podstawowych zasad postępowania mediacyjnego, identyfikacji osób biorących udział w postępowaniu oraz sprawdzenia należytego umocowania pełnomocników.
  8. W trakcie posiedzenia mediacyjnego strony powinny przedstawić swoje stanowisko co do istoty powstałego między nimi konfliktu, uzasadniając swoje twierdzenia i określając interesy, jak też składając propozycje rozwiązania sporu.
  9. Mediator dokłada starań, aby postępowanie mediacyjne zostało zakończone na pierwszym posiedzeniu mediacyjnym.
  10. Posiedzenia mediacyjne mogą być prowadzone także przy użyciu dostępnych elektronicznych środków komunikacji na odległość.

§7 Zakończenie mediacji

  1. Postępowanie mediacyjne kończy:
    1. podpisanie ugody mediacyjnej albo porozumienia mediacyjnego,
    2. pisemne zawiadomienie mediatora przez strony sporu lub jedną z nich o podjętej decyzji o niekontynuowaniu mediacji,
    3. zawiadomienie w formie pisemnej stron przez mediatora, iż w jego opinii mediacja nie doprowadzi do rozwiązania sporu,
  2. Z przebiegu mediacji mediator sporządza protokół zawierający w szczególności:
    1. imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron,
    2. imię i nazwisko oraz adres mediatora,
    3. miejsce i czas mediacji,
    4. wynik mediacji,
    5. podpis mediatora.
  3. W razie zawarcia przez strony ugody mediacyjnej lub porozumienia mediacyjnego, zamieszcza się informację o tym w protokole. Ugodę mediacyjną lub porozumienie mediacyjne dołącza się do protokołu wówczas, gdy przepis szczególny tak stanowi.
  4. Odpis protokołu mediator doręcza stronom.

§8 Koszty postępowania mediacyjnego

  1. Na koszty postępowania mediacyjnego prowadzonego przez Kancelarię Niemcz składa się: 
    1. opłata rejestracyjna,
    2. opłata mediacyjna,
    3. wydatki.
  2. Strona składająca wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego wpłaca opłatę rejestracyjną w kwocie 200 zł. Opłata rejestracyjna nie podlega zwrotowi.
  3. Opłatę mediacyjną ustala się stosownie do wartości przedmiotu sporu:
    Wartość przedmiotu sporu Wysokość opłaty mediacyjnej
    do 40 000 zł 1500zł
    powyżej 40 001 zł do 250 000 zł 1 500 zł + 1% nadwyżki ponad 40 000 zł
    powyżej 250 000 zł 3 700 zł + 1% nadwyżki powyżej 250 001 zł, ale nie więcej niż 50 000 zł.
  4. W sprawach dotyczących praw niemajątkowych opłata mediacyjna jest ustalana indywidualnie, nie mniej niż 1000 zł.
  5. W przypadku rezygnacji z mediacji zgłoszonej przez stronę lub strony przed pierwszym spotkaniem mediacyjnym, opłata mediacyjna podlega zwrotowi.
  6. Wszelkie opłaty przewidziane w Regulaminie powiększa się o należny podatek od towarów i usług według obowiązujących stawek.
  7. Strony są zobowiązane do wnoszenia zaliczek na wydatki związane z przeprowadzeniem mediacji, w tym w szczególności na: koszty podróży mediatorów, opinie biegłych i tłumaczy oraz najem sal do przeprowadzenia mediacji.
  8. Niewniesienie zaliczki w wysokości i terminie wskazanym lub nieuzupełnienie opłaty mediacyjnej powoduje umorzenie postępowania.

§9 Odpowiedzialność

Kancelaria, mediatorzy i osoby wykonujące w imieniu Kancelarii czynności w toku postępowania mediacyjnego, odpowiedzialne są za szkodę wyrządzoną stronom jedynie w przypadku jej wyrządzenia z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

§ 10 Postanowienia końcowe

  1. Dokumenty związane z prowadzeniem mediacji, w szczególności wniosek i protokół, przechowuje się przez okres 6 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie mediacyjne.
  2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa.